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[平成30年度]定期監査結果(平成28年度)に基づいた改善措置等の状況

2018年4月16日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)

本ページの目次

佐監公表第2号
平成30年4月9日

佐渡市監査委員、渡部直樹
佐渡市監査委員、猪股文彦

地域振興課

交流居住・定住促進対策事業

  1. 各種モニターツアーの企画運営委託契約において、禁止事項となっている再委託を行った事例があった。
  2. 定住体験住宅貸付事業において、実施要綱に基づいた賃貸借契約を締結していない事例があった。
  3. 若者定住家賃補助事業において、補助金交付要綱に規定する補助対象要件を証明する客観的な資料が添付されていない事例があった。

改善措置

  1. 委託契約書第3条(再委託の禁止)におきまして、実態に沿っていない契約内容となっておりましたので、「ただし、旅行取扱業務は除く。」の一文を加えました。
  2. 賃貸借契約書第3条第2項におきまして、「本契約は、前項に規定する期間の満了により終了し、更新は行わない。」と規定しておりますが、年度をまたぐ契約におきましては、3月末で一旦契約を終了し、再度4月1日付けで契約を結び直す事例がございました。そのため、「ただし2ヵ年度に渡る貸付の場合は、この限りでない」の一文を加え、実態に沿う契約内容に改めました。また、実施要綱に契約の取消しの規定がありませんでしたので、新たに規定し、要綱を改正いたしました。
  3. 補助対象要件の「市外に2年以上居住していたもの」を客観的に確認する書類として補助金申請時に「世帯全員の戸籍の附票」を添付するよう改めました。

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相川支所

元気な地域づくり支援事業

  1. 市有財産に係る使用貸借契約により市が民間企業へ貸し付けている物件の修繕に必要な材料の購入費用を、契約内容に反し負担していた。
  2. 事業目的が明確でないまま、不特定多数の者に飲料を提供する経費を補助対象経費としていた。

改善措置

今後は実施要綱及び補助金交付要綱等で定められた条件等を遵守し、申請者に対しては要綱に基づいた申請手続き及び補助対象経費について十分に説明し、提出された申請書等についても厳正な審査を行い、適正な補助金交付に努めます。

財産管理

物品台帳の所管替え手続や記録誤りなど台帳整備の不備が見られ、決算書の財産に関する調書と一致しない事例があった。また、物品台帳に記載されている物品の所在が把握されていない事例があった。

改善措置

指摘された不備について現物を精査し、物品管理簿と決算書の財産に関する調書を突合、現状どおりに訂正しました。

今後は所管の係において、定期的に物品の現状確認と物品台帳の確認を行い、適正な管理に努めます。

職員服務

出勤簿、年次休暇簿、週休日の振替簿などの帳簿に押印漏れや記載誤りが多数見受けられた。

改善措置

出勤簿、年次休暇簿、週休日の振替簿等の帳簿の押印漏れや記載誤りについて押印、記載、訂正をしました。

今後は職員が職務を遂行するための基本である服務規程について、日常的に職員への周知徹底を図り、服務に関する手続き等の周知や指導をするとともに、月初め等、定期的に帳簿類をチェック、確認するように管理指導します。

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佐和田行政サービスセンター

元気な地域づくり支援事業

  1. 補助金交付決定日以後に支出した経費を補助対象経費とすべきところ、交付決定日前に支出した経費を含めて補助対象経費としている事例があった。
  2. 補助金交付申請の収支予算書に収益事業が含まれていたが、補助対象経費の算定に当たり当該収益事業に係る経費の確認を行わず、補助金額を確定している事例があった。

改善措置

補助金交付については補助金交付要綱に基づき、内容や使途が補助対象として適当であるか十分精査するとともに、補助金等交付チェックリストに基づき厳正な審査を行うことで適正な事務執行に努めます。

財産管理

物品台帳の所管替え手続や記録誤りなど台帳整備の不備が見られ、決算書の財産に関する調書と一致しない事例があった。また、物品台帳に記載されている物品の所在が把握されていない事例があった。

改善措置

物品台帳と決算書の財産に関する調書を照合し修正しました。定期的に現状確認と台帳との照合を行い、物品の適正管理を行います。

職員服務

出勤簿、年次休暇簿、週休日の振替簿などの帳簿に押印漏れや記載誤りが多数見受けられた。

改善措置

服務規程について職員への周知徹底を図るとともに、定期的に帳簿類を確認し、職員の服務管理を行います。

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学校教育課

教職員住宅維持管理事業

  1. 教職員住宅条例及びコーポハウス条例に資格要件及び使用期間等が規定されておらず、基準が曖昧なまま入居を許可し使用させていた。また、住宅使用料徴収額を条例の規定と異なる算定方法により計算していた。
  2. 使用料徴収額の調整のため、入居実態と異なる日付で入居許可証を発行していた。また、既に申請し入居している実態を知りながら、入居許可の事務処理を怠っている事例があった。
  3. 浄化槽維持管理費の入居者負担金について、管理業者との当初契約額を減額しているにもかかわらず、入居者負担金については減額前の金額で徴収し、還付の手続を怠っていた。

改善措置

  1. 平成29年3月に教職員住宅条例及びコーポハウス条例を下記の内容に改正済です。
    (改正内容)
    • 教職員住宅条例及びコーポハウス条例に資格要件及び使用期間等を規定
    • 教職員住宅には日割計算の規定がないが日割で計算を行っていたため条例に規定(コーポハウス条例には規定済であった)
  2. 条例・規則を遵守し、入退居事務を行っています。(実態に即し使用料算定を行っている)
  3. 減額変更分は平成28年度負担金と相殺処理済です。すべての事務において条例に準じて行うように改善済です。

児童・生徒による施設等破損の対応

  1. 事故等による施設等の破損に係る修繕費の当事者負担について、負担基準の定めがなく、各学校での取扱いが異なっていた。
  2. 学校は、上記「1」の事故等の状況や対応について、教育委員会への報告を行っていなかった。

改善措置

事故等による施設等の破損に係る修繕費の当事者負担について、統一的な運用を図れるように、又、学校から教育委員会への報告を遅滞なく行えるように、「佐渡市立小中学校施設等の破損に関する処理規程」を制定し、学校の協力を得られるように進めています。

佐渡市立学校の児童及び生徒の文化及び体育活動費補助金

市が補助申請者である市立学校へ補助金を交付し、学校が児童及び生徒へ補助金を支給する手続となっているが、学校側の補助申請の提出及び児童等への支給が遅れている事例があった。

改善措置

小中校長会や担当者説明会で迅速な処理をお願いすると同時に、交付申請書、実績報告書が大幅に遅れる場合には、学校名で遅延理由書を提出させるよう実施しました。

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消防本部

被服貸与

  1. 職員貸与品の記録簿への記載誤りや記録漏れが多数見られた。また、職員支給品について、市町村合併前の支給品を引継いでいるにもかかわらず、記録簿に記載されていない事例があった。
  2. 消防団員の被服貸与について、記録簿の記載誤りや記録漏れが多数見られた。また、消防団員被服貸与規程には、貸与品目を「活動服一式」として規定されており詳細品目が明らかにされていなかった。
  3. 消防団員の被服・装備品数量調査における配備数と実数が一致していない事例があった。

改善措置

  1. 貸与品記録を再チェックし記載誤りについては修正しました。
  2. 消防団員の被服貸与詳細について、「消防団員被服貸与規程」を見直し貸与品詳細について明記しました。
  3. 消防団各部に対する装備の配備については、現状の保有数と適正基準数との調整を図り配備します。

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総務課

職員の登退庁記録及び時間外勤務

登退庁システムにより本庁職員の出退勤管理を行っているが、未打刻や時間外勤務の終了時刻と退勤時刻が異なる事例が多数見受けられた。

改善措置

所属長による出退勤管理状況確認、時間外勤務命令簿の管理について、庁議及び庁内グループウェア掲示板で改めて注意徹底事項の遵守を依頼しました。

自主防災訓練奨励金(防災管財課)

佐渡市自主防災訓練奨励金交付要綱に規定する奨励金の対象は「1組織につき年1回1訓練」だが、同一組織内の複数の地区に交付している事例や、一部地区のみに交付している事例があった。

改善措置

自主防災会の範囲や規模によっては、同一組織内で区域を分割し、地区ごとに訓練を行う事例があるので、訓練参加者が重複しないことを条件に、合算して奨励金が支出できるよう要綱の改正を行いました。

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世界遺産推進課

史跡保存活用委託業務

高任粗砕場地盤調査・解析業務委託について、契約により定められている工程表及び主任者の届出書の提出がないまま業務管理が行われていた。

改善措置

業務の適正な管理を進めるため、業務委託契約や変更契約締結後に受託者が関係書類を必ず提出するよう課内担当者への指示を徹底するとともに、関係書類提出の際や、業務完了後の検査の際に、課内担当者と同課他係の職員によって鉛筆によるダブルチェックを行った後、担当係長が書類の不備について再度確認をとるチェック体制を構築しています。

宿根木伝統的建造物群保存地区補助金

  1. 補助金交付要綱に規定がないにもかかわらず、補助金交付額を万円未満切捨てとしていた。
  2. 外観保存のための屋根、壁、建具等の修理に要する費用を補助対象経費としているが、補助金申請額に対象外経費が含まれているにもかかわらず補助金の交付を決定している事例があった。
  3. 補助金実績報告書に添付すべき収支精算書の根拠資料である領収書が未添付であるにもかかわらず、補助金額を確定し交付している事例があった。

改善措置

  1. 補助金交付要綱の見直しを行い、交付基準を明文化し運用します。
    • 「佐渡市宿根木伝統的建造物群保存地区補助金交付要綱」第4条第4項に補助金の千円未満切捨てを明文化しました。
  2. 補助対象とする部材を明確にするため事務処理要領を作成し、補助対象経費と補助対象外経費のチェックを担当職員に加え課内の建築技師など複数の職員が確認することによって再発を防止します。
    • 「佐渡市宿根木伝統的建造物群保存地区補助金交付要綱」第4条第1項、及び「佐渡市宿根木伝統的建造物群保存地区補助金交付要綱に関する運用マニュアル」2に、対象経費、及び補助対象となる工事並びに補助対象外となる工事を明記しました。
  3. 平成29年度より補助金実績報告書に領収書(写し)の添付を必須とし、補助金を交付します。
    • 「佐渡市宿根木伝統的建造物群保存地区補助金交付要綱に関する運用マニュアル」6に明記することにより、「領収書(写し)の添付」を義務付けました。

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選挙管理委員会事務局

選挙にかかる予算執行

公営ポスター掲示板設置撤去業務委託について、委託契約書の仕様書に提出書類として明らかにされている工事着手届、工事完了届及び撤去完了写真の提出がない事例が多数見受けられた。

改善措置

今後は、市財務規則に基づき、必要とする提出物の確認をチェックリスト等を活用することで徹底し、提出物および現場の確認を含めた適性な検査を実施します。

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