○佐渡市市民課と支所、行政サービスセンター及び連絡所間における戸籍事務取扱要領
平成18年4月1日
訓令第42号
佐渡市本庁と支所・出張所間における戸籍事務取扱要領(平成16年佐渡市訓令第16号)の全部を改正する。
1 趣旨
この訓令は、市民課と支所、行政サービスセンター及び連絡所(以下「支所等」という。)間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。
2 戸籍簿の保管及び調整
戸籍簿については、市民課で磁気ディスクをもって調整し、保管するものとする。ただし、正字化拒否者の戸籍簿については、市民課で紙戸籍をもって調整し、保管するものとする。
3 送達簿の備付
(1) 市民課と支所等間における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下「届書等」という。)の授受を明らかにするため、送達簿(様式第1号)を備えるものとする。
(2) 前号の規定による送達簿の保存年限は、当該年度の翌年から2年間とする。
4 届出の受付及び送達簿の登載
(1) 戸籍の届出が、市民課に提出された場合の処理
ア 市民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
イ 受理決定後、市民課は速やかに保留設定を行い、受付番号を付する。
ウ 市民課は、必要に応じ、届書等の謄本(以下「謄本」という。)を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。
(2) 戸籍の届出が、支所等に提出された場合の処理
ア 支所等は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行った後、直ちに市民課へ届書等を模写電送により送信するものとする。
イ 届書等を受信した市民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
ウ 受理決定後、市民課は保留設定を行い、受付番号を付し、支所等に受理の可否、受付番号を電話で連絡するとともに、届書を模写電送により送信するものとする。
エ 届書等の送信後、市民課は受理決定済の届書等の写しにより、速やかに受付帳に登載するとともに磁気ディスクに記録するものとする。
オ 届書等を受信した支所等は、届書に訂正及び補正事項があるかどうかの確認を行った後、届出人等に対し受理の可否を伝えるものとする。なお、届書に訂正や補正が必要な場合には、届出人等に対し訂正指示を行うとともに、補正を行うものとする。
カ 受理決定後、支所等は模写電送により市民課から受信した受理決定済の届書等の写しを1月間保管するとともに、送達簿に登載し、翌日の連絡便により、届書等に送達簿を添えて市民課へ送付するものとする。
キ 届書等の送付を受けた市民課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。また、市民課は送達簿に受領印を押印し、支所等へ返送するものとする。
ク 支所等は、市民課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
5 郵送又は時間外及び休日における届書の処理
(1) 支所等が、郵送又は時間外及び休日に戸籍の届出を受け付けた場合は、翌開庁日の午前8時40分までに時間外・休日分戸籍届件数報告表(様式第2号)を模写電送により市民課へ送信するとともに、届書等に受領年月日等を記入の上、翌開庁日の連絡便により届書等に送達簿を添えて市民課へ送付するものとする。
(2) 届書等の送付を受けた市民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。受理決定後、市民課は速やかに、届書等が郵送又は提出された日にさかのぼって保留設定を行い、受付番号を付し、送達簿に受領印を押印するものとする。
(3) 市民課は、送達簿を支所等へ返送するものとする。
(4) 支所等は、市民課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
6 届出済証明、埋火葬許可証等の作成及び交付
(1) 出生届に係る母子健康手帳への届出済証明の作成並びに交付事務、死亡及び死産届に係る埋火葬許可証の交付事務は、その届出のあった市民課及び支所等で行うものとし、死亡及び死産届に係る埋火葬許可証については、磁気ディスク又は手書により作成するものとする。
(2) 時間外又は休日における死亡及び死産届に係る埋火葬許可証については、その届出のあった市民課及び支所等で手書により作成し、交付するものとする。
7 人口動態調査票及び相続税法(昭和25年法律第73号)第58条に規定する通知書の作成
市民課が、磁気ディスクにより作成するものとする。
8 届書等及び謄本副本の整理
市民課は、受付帳に記載した順序に整理し、届書等及び戸籍副本を管轄法務局へ送付するものとする。
9 不受理申出及び取下げの処理
(1) 市民課が届出を受け付けた場合の処理
ア 市民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
イ 受理決定後、市民課は速やかに戸籍届不受理申出書受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。
ウ 取下げの場合についても、同様の処理を行うものとする。
(2) 支所等が、届出を受け付けた場合の処理
支所及び行政サービスセンターでの受け付けはそれぞれ支所及び行政サービスセンターで、連絡所は市民課で保留設定を行った後、戸籍の届出の場合と同様の処理を行うものとする。
10 戸籍事件表の作成
戸籍事件表は、市民課が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。
11 身上照会、後見、破産、犯歴等の関係事務
身上照会、後見、破産、犯歴等の関係事務については、市民課が行うものとする。
12 取扱支所名の表示
支所等が戸籍に関する届書(他の市町村からの送付分を除く。)を受け付けた場合は、当該届書の欄外上部に取扱支所名等及び受付時刻を表示するものとする。
附則
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成21年4月1日訓令第5号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
