○佐渡市特定個人情報取扱規程
令和4年3月31日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第6条)
第3章 教育研修(第7条)
第4章 職員の責務(第8条)
第5章 特定個人情報等の取扱い(第9条―第19条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第20条―第32条)
第7章 電算室等の安全管理(第33条・第34条)
第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等(第35条・第36条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第37条・第38条)
第10章 監査及び点検の実施(第39条―第41条)
第11章 雑則(第42条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び佐渡市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年佐渡市条例第43号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、本市が取り扱う個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適切な取扱いの確保に関し必要な事項を定める。
(1) 課等 佐渡市行政組織規則(令和4年佐渡市規則第3号)及び佐渡市教育委員会事務局組織規則(平成22年佐渡市教育委員会規則第3号)に定める課(室を含む。)、佐渡市支所及び出張所設置条例(平成16年佐渡市条例第8号)に定める支所及び出張所並びにこれらに相当する機関をいう。
(2) 職員等 本市に所属する一般職、特別職の職員及び会計年度任用職員をいう。
(3) 前2号に規定するもののほか、この訓令において使用する用語は、番号法において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 特定個人情報等の管理に関する事務を総括し、特定個人情報等の適正な取扱いについて職員等を監督するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 特定個人情報等を取り扱う各課等に保護管理者を置き、当該各課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における特定個人情報等を適切に管理する任に当たる。
3 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う職員(派遣労働者を含む。以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を明確化し、別に定める様式により指定する。
4 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化する。
5 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失及び毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案又はおそれのある事案を把握した場合の対応体制並びに関係部署及び関係機関への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
(事務取扱担当者の監督)
第5条 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等が本規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。
(監査責任者)
第6条 特定個人情報等の取扱い及び管理の状況を監査するために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務部長もって充てる。
第3章 教育研修
(教育研修)
第7条 総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。また、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。
2 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護管理者は、当該各課等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者が実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
4 総括保護管理者は、保護管理者に対し、課等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行う。
第4章 職員の責務
(職員等の責務)
第8条 職員等は、番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 特定個人情報等の取扱い
(個人番号の利用の制限)
第9条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第10条 職員等は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第11条 職員等は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報が含まれるファイル(以下「特定個人情報ファイル」という。)を作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第12条 職員等は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(アクセス制限)
第13条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員等に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員等は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 職員等は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体等の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正)
第15条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、当該誤りの訂正を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第16条 職員等は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(取扱区域)
第18条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的安全管理措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第19条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)及び書類(以下「媒体等」という。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により削除又は廃棄を行う。
2 特定個人情報ファイルを削除した場合又は媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。ただし、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第20条 保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第31条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能を設定し、アクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)を行うとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第21条 保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定時又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第22条 保護管理者は、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第23条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第24条 保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(暗号化)
第25条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、通信回線経路及び媒体等に暗号化の措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第26条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第27条 保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第28条 保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第29条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第30条 保護管理者は、情報システムの操作端末(以下「端末」という。)の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第31条 職員等は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第32条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、携帯端末、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
第7章 電算室等の安全管理
(電算室等の管理)
第33条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、電算室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(入退管理)
第34条 保護管理者は、電算室等に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の立入権限を有する職員の立会い又は監視設備による監視、電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、電算室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、電算室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等
(特定個人情報等の提供)
第35条 職員等は、番号法及び条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第36条 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずるものとする。この場合において、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任に関する事項
(7) その他必要な事項
2 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき委託元が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における特定個人情報等の管理の状況について、定期的検査等により確認するものとする。
4 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、委託元が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
6 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託先が再委託される際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
7 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書等に秘密保持義務等その他の特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 職員等は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じるものとする。
3 保護管理者は、事案が発生した場合は、その経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を確認し、速やかに市長に報告するものとする。
5 保護管理者は、事案が発生した場合は、その原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(公表等)
第38条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第10章 監査及び点検の実施
(監査等)
第39条 監査責任者は、保有する特定個人情報等の管理を検証するため、保有する特定個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検等)
第40条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有する特定個人情報等が含まれる端末及び媒体等、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第41条 保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有する特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 雑則
(その他)
第42条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施のための手続その他必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。