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業務改善実践事例発表会 第4回「おしごと改善グランプリ」(平成26年1月29日)

2014年2月24日、掲載

企画課 行革推進係(0259-63-3802)

本ページの目次

概要

平成26年1月29日(水曜日)、業務改善実践事例発表会「第4回おしごと改善グランプリ」を開催しました。

開催にあっては、若手職員12名で構成する実行委員会が発表会の企画立案・運営を行いました。

事例発表

平成25年6月から11月までに28部署で取り組んだ41事例の中から実行委員会が選んだ5事例を各グループが発表しました。

また、今年の実行委員による新たな取り組みとして、「改善のタネ」と名付け、ちょっとしたアイディアで業務上の不便さ・二度手間・わかりにくさなどの「苦」を「楽」にするために、改善のタネを職員全員にまいて、サービス向上に役立てようと募集しました。

各テーマごとの優秀事例は下記のとおりです。

優秀事例

業務改善運動の最優秀事例としては、グランプリの決定を参加者による投票で行い、その結果、羽茂支所の業務改善グループ「いつやるの?毎週だぜ!」で「支所職員研修の開催」の取組がグランプリに選ばれました。

グランプリ

優秀事例

グランプリの様子

グランプリに選ばれた発表の様子

表彰

表彰の様子

集合写真

記念撮影(市長、発表者、実行委員)

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グランプリ

テーマ
支所職員研修の開催
グループ名
いつやるの?毎週でしょ!
所属
羽茂支所

課題

多くの事業がある中で、担当以外の事業内容の細部を把握することはとても困難な状況。

昨年度発表を行なった「羽茂支所独自お知らせ版」も活用しつつ、さらなる市民サービス向上、職員のスキルアップを目的として、一線を越えた実践を計画し実施する必要があると考えられる。

取組内容や成果

職員を講師とし、内容は市民に直接関わる内容をテーマにした支所職員研修を開催した。(15回開催)

テーマは、死亡届の受理方法等から観光情報や災害知識について等があった。

第1回7月3日(水曜日)「佐渡市緊急情報通信施設(緊急放送等)について」
第2回7月10日(水曜日)「死亡届の受理方法等について(日直時)」
第3回7月24日(水曜日)「介護保険の申請について」
第4回7月31日(水曜日)「知っておくと役に立つ観光情報と災害知識」
第5回8月7日(水曜日)「自分の家の漏水対策と水道の警報連絡体制」
第6回8月21日(水曜日)「公共土木施設の災害発生から復旧まで」
第7回8月28日(水曜日)「国営外山ダム水系について」
第8回9月4日(水曜日)「佐渡市デジタル防災行政無線について」
第9回9月11日(水曜日)「環境衛生関係の日直時の対応について」
第10回9月18日(水曜日)「地域での見守りについて」
第11回9月25日(水曜日)「健診結果の見方 自分のからだを知ろう」
第12回10月2日(水曜日)「誰でもできる事務 農業委員会編」
第13回10月9日(水曜日)「下水道あれこれ 下水道が使用できるまでの手続き編」
第14回10月16日(水曜日)「建設係業務の問い合わせ等に関する対応」
第15回11月1日(金曜日)「業務改善運動検証および将来ビジョン等」

成果としては、取り組みにより、たらい回し等を抑制することで、お客様を待たせることが無くなり、円滑に対応することが可能となり、職員一人ひとりの質の向上にも繋がった。

業務内容

職員研修(緊急情報システム)開催の様子

業務内容

職員研修(水道監視警報機の連絡体制等)開催の様子

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優秀事例

優秀事例 1

テーマ
統計手引きのスリム化
グループ名
とうけい
所属
地域振興課

課題

取組内容や成果

発表の様子

発表の様子

調査員に調査方法等を説明する事務打合せ会を開催しているが、各省庁が作成した「調査の手引き」のほかに、独自にポイントをまとめた資料を作成し、理解してもらえるような創意工夫を凝らした。

また、わかりやすい打合せ会にするため、事前にシナリオを作成し、知識のない職員に対してリハーサルを行い、こうした方がよいという意見をもらい修正した。

打合せの時間も集中できる2〜3時間内程度と心掛けた。

成果としては、調査員に重要なポイントを確実に伝えることが可能となり、打合せ会の時間短縮も図れた。また、重要なポイントがまとめられているため、調査員からもわかりやすいと好評であった。

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優秀事例 2

テーマ
障がい福祉施設への積極的な業務委託
グループ名
障がい福祉係
所属
社会福祉課

課題

職員が取り組むべき業務に専念することができるよう、簡易な業務等については障がい福祉施設に業務委託し、業務効率向上及び経費削減並びに障がい福祉の向上を図る必要がある。

取組内容や成果

障がい福祉施設に委託可能な業務の調査を実施し、地域振興課及び環境対策課にも協力を依頼し、使用予定のないパソコン等については、障害福祉施設に有価物として売却することとした。

また、小型家電回収事業実施にあたっては、障害福祉施設に事業委託するよう進めた。

成果として、通常一般より質の高いサービス提供が可能となり、当該業務に係る予算の削減が可能となった。

発表の様子

発表の様子

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優秀事例 3

テーマ
報告書用データの一元化
グループ名
アダチミクス
所属
市民生活課

課題

年度末に保健師活動報告、地域保健事業報告、母子保健事業報告等の報告ものが集中し、残業で対応する状況となっている。また、報告物は似たような集計を求められているものもあるが、報告数をきちんと押さえていないことから、報告数に漏れが生じており、数値が不明確となっている。

取組内容や成果

集計表を工夫することで、報告物が1つの集計で対応できるエクセル表を作成し、月報方式をとり、翌月の15日までに集計をまとめ、回覧し報告することとした。

成果としては、日々での記録により、数値もれが少なく、また複数職員が回覧により確認することによって、正確な数値の把握が可能となった。

集計表を作成したことで、年度末集計が簡易となり、時間外も減少した。

発表の様子

発表の様子

報告書用エクセル画像その2

一元化された報告書用エクセル

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優秀事例 4

テーマ
グループウェア回覧板による電話発信記録の情報共有
グループ名
市民課地域支援係
所属
両津支所

課題

市民に電話をしたが、不在でつながらず、着信履歴により市民から両津支所に折り返しの電話があっても、誰がかけたのか不明のため、結果として市民に迷惑をかけることになっていた。

取組内容や成果

成果として、不在等でつながらなかった市民から、折り返しの電話があった場合に、回覧板のコメント欄を確認し、電話をかけた職員に繋ぐことができ、スムーズな取次が可能となったことで、改めて電話をかけることが少なくなり、業務効率が上がるとともに、市民サービスも向上にも繋がった。

情報系システムの回覧板書き込みイメージ図

具体的な回覧板への書き込みイメージ

発表の様子

発表の様子

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参加者アンケート

業務改善事例の発表は参考になりましたか。

次の表をグラフ化した画像
回答回答数構成比
大変参考になった3948.8%
参考になった4050.0%
あまり参考にならなかった00.0%
参考にならなかった00.0%
未回答11.3%
合計80100.0%

本日の発表会及び業務改善運動にご意見等ありましたら記入してください。

全体への意見

地域振興課の発表に対する意見

社会福祉課の発表に対する意見

市民生活課の発表に対する意見

両津支所の発表に対する意見

羽茂支所の発表に対する意見

実行委員に対する意見

その他意見

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