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[平成20年度]随時監査結果

自主防災組織育成補助金

2009年5月8日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)

佐監第85号
平成21年3月26日

佐渡市長、高野宏一郎様
佐渡市議会議長、竹内道廣様

佐渡市監査委員、清水一次
佐渡市監査委員、金子克己

地方自治法第199条第5項の規定に基づき、平成20年度随時監査を実施したので、同条第9項の規定により、その結果を報告します。

監査の実施時期

平成21年1月16日

監査委員の氏名

清水一次

金子克己

監査の対象

総務部防災管財課所管自主防災組織育成補助金

監査の目的

地方自治法第199条第5項による監査

監査の方法

あらかじめ提出された、平成19年度および平成20年度の自主防災組織の結成状況および自主防災組織育成補助金交付状況調査表並びに関係例規、関係緒帳簿等による事前調査、さらに監査当日には関係職員の説明を求め、自主防災組織における補助金交付事務の執行の適否について監査を行った。

監査の結果

佐渡市自主防災組織の結成状況、自主防災組織育成補助金交付関係書類は年度別旧市町村別等によく整理され、その事務処理はほぼ適正に処理されていた。軽微ではあるが一部に指摘事項が見受けられたので、その都度関係職員に対し改善または検討を口頭で要望した。

自主防災組織の状況

経過について

新潟県中越沖地震を機に、全国的に自主防災組織が注目され、その結成の重要性がいわれている。佐渡市も平成18年度から出前市役所等を活用し自主防災組織の結成に積極的に取組み、現在は100%を努力目標としている。

その結果、平成19年度末の結成届は113団体で世帯数による組織率は33.6%となり、平成20年12月末現在までの結成届は全部で193団体で組織率は58.0%となっている。これは全国の69.9%には及ばないものの新潟県平均52.5%を上回っている。

自主防災組織結成と活動について

自主防災組織の結成状況は前述したが、それら組織の結成と活動は補助金交付に係る前提となる行為であるので、届出書関係の事務処理の状況と各組織の活動状況について若干述べる。

自主防災組織結成届出書について

自主防災組織の届出は193団体で組織率58.0%となっているが、地区別の組織率では両津地区、相川地区、佐和田地区、赤泊地区が低く、とりわけ旧市町村中心部の組織化が遅れている状況である。

提出された結成届出書類は地区別、団体別によく整理保存されていたが届出書に規約の添付がなされてないもの7団体、役員名簿の添付がなされてないもの48団体あった。

自主防災組織の活動状況について

制度実施以降、避難・救護訓練、消火訓練、炊き出し訓練等の何らかの防災訓練を実施したものは44団体、補助金を利用して資機材を購入し配備したもの15団体、現在購入を進めているもの3団体となっている。

自主防災組織結成を機に市民の防災意識の向上が伺われ、防災訓練等の実施が見られた。各組織の活動計画のうち特筆すべきものは次のとおりであった。

  1. 集落における災害別の避難場所を定めている。(3団体)
  2. 構成員名簿および安否確認チェック表を作成。(1団体)
  3. 要援護者名簿を作成。(1団体)
  4. 集落内の防火水槽、消火栓の位置図を作成。(2団体)
  5. 活動目標に避難誘導、安否確認を掲げ組織の役割を明確にしている。(3団体)

自主防災組織育成補助金について

佐渡市自主防災組織育成補助金交付要綱は平成19年8月1日から施行され、補助金には活動補助金と資機材整備補助金の2種類があり、それぞれ補助対象経費と補助額の算出方法と限度額および補助金交付のために必要な手続きが定められている。

活動補助の限度額は20万円、資機材整備補助金の限度額は10万円となっており、いずれかを利用し、1団体最大3回まで補助することができることとなっている。

平成19年度からの補助金交付申請は37団体46件で、補助金利用団体は結成全体の26.6%で、2年続けて申請した団体は9団体であった。

平成19年度分について

平成19年度の予算額は300万円で10団体から補助金交付申請が提出され、交付金額は105万2,598円であった。うち、活動費補助6団体、資機材整備4団体となっている。

交付した補助金額は最高20万円から4万8,200円で平均10万5,260円であった。補助率は交付要綱に定められた方法で計算されており、最高100%から67.8%で平均は85.6%であった。

補助金交付に係る事務は、申請書の受付、審査、交付決定、実績報告書の受付、確定通知および支払い事務等、おおむね規則要綱に基づき適正に処理がなされ、団体ごとによく整理保存されていた。

平成20年度12月末までの事務処理分について

平成20年度の予算額は300万円で12月末までに36団体から補助金交付申請が提出され、交付決定額は236万円となっている。うち、活動費補助22団体、資機材整備14団体となっている。実績報告書の提出があり交付金額の確定したもの26団体となっており、その内訳は活動費補助15団体、資機材整備補助11団体で総額157万9,200円となっている。

補助金が確定した26団体の補助金額は最高20万円から3,700円であった。補助率は交付要綱に定められた方法で計算されており、最高100%から47.6%で平均は79.5%であった。

補助金交付に係る事務は平成19年度分と同様によく整理保存されていたが、訂正箇所に訂正印のないもの2団体、実績報告書と決算書の金額が一致しないもの2団体見受けられた。この金額が不一致のものは訂正漏れと推察される。

また、申請書類不備のため本庁と支所、さらに申請団体とのやり取りにかなりの日数を要した例が2件あった。

指摘事項(意見・要望)

自主防災組織の結成等について

自主防災組織の組織率や活動状況、届出事務処理の状況については述べてきたとおりである。

自主防災組織の結成にむけて、嘱託員への結成依頼文書、規約案、補助金交付要綱等を提出し努力していることは伺われるが、嘱託員と集落長が違うところや既に同様の組織ができていると思われるところもあるので、その地域の実情を事前に調査すると同時に、地域防災組織の役割を十分に説明し、合わせて先進事例等を紹介するなどその地域の実情に適した方法で進められたい。

なお、役員交代等による組織の変更実態の把握に努められたい。

補助金交付事務について

補助金交付事務は1件あたりの金額は小額であるが、件数が多いため事務量はかさみ大変であったと推察するが、前述したとおりおおむね適正に事務処理されていた。さらに適正を図るために次の事項を検討されたい。

  1. 次年度より支所機能の縮小に伴う受付時における指導体制の確保とサービスの均一。(特に関係書類の整備と不備対応)
  2. 補助金申請金額の適否を判断するために必要な見積書添付。
  3. 現行の要綱には、実績報告書に領収書の写等を添付することが明示されていないので、具体的な支出内容を確認するためにも、領収書の写等を添付することの義務付け。

補助金に代わる制度の創出の検討

自主防災組織の結成は大切であり、育成するためには補助金の支出は理解できるし、大いに助成を望むものであるが、実績は結成団体の約4分の1の団体の利用率にとどまっている。

補助金交付に係る事務は、申請団体にとって申請手続が大変で面倒というイメージがあるものと思われる。また、担当部署からみれば、1件あたりの申請は小額であるが件数が多いため事務量は膨大で煩雑になる。さらに支所機能の縮小により書類不備の場合の対応等に関係者が時間を費やしている、一方で平均補助率は80%前後と高率となっている。

以上の状況を考慮し、人命を守る組織の育成ということを大命題にして、自主防災組織の結成時に組織人員や世帯数等による定額給付等の制度は考えられないか検討されたい。

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