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[平成22年度]定期監査結果に基づいた改善措置等の状況(賃貸借契約及び補助金)

2011年5月9日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)

本ページの目次

佐監公表第4号
平成23年3月24日

佐渡市監査委員、清水一次
佐渡市監査委員、金子健治

賃貸借契約について

複数年契約について

指摘事項

今回監査した108件の賃貸借契約について、契約年数が複数年にわたるものが75件確認された。地方自治法によって、自治体予算は予算単年度主義となっており、複数年の契約は原則的には認められていないが、地方自治法第214条に基づく債務負担行為、また、同法第234条の3に基づく長期継続契約によって、例外的に複数年契約が可能となる。今回監査した中で債務負担行為がなされていたものは2件、長期継続契約となっているものが12件であった。長期継続契約として認められるには、「翌年度以降において歳入歳出予算の当該金額について減額又は削除があった場合は当該契約は解除する」旨の条件を付す必要があるが、そうした条項のない契約が63件確認された。これらの契約は、地方自治法の趣旨に合致していないので、債務負担行為をするか、長期継続契約となるように契約を見直すか、いずれかの方法により改善すべきである。なお、羽茂地区の賃貸借契約において、「賃貸借期間中は契約を解約できない」等の条件が付されたものが多数見受けられた。こうした条項がある以上は、債務負担行為をすべきである。

また、土地の賃貸借において、契約期間を「施設を廃止するまで」あるいは「施設が存続する間」等の設定をしているものがある。これらは施設を維持するために当然借り続けることになるのであり、債務負担行為が必要な案件と判断する。公共施設用地の賃貸借は、その財源が市民からの税金によって賄われていることを考えると、債務負担行為をすることによって市民にその将来にかかる負担を明らかにすることは、佐渡市として説明責任を果たすことになるのではないかと思われる。

改善措置等の状況

地方自治法の趣旨に合致するよう、長期継続契約のひな型を示すなど周知を図る。

自動更新条項について

指摘事項

「契約期間満了の6か月前までに意思表示のない場合、この契約は同一の条件で更新されたものとみなす」等のいわゆる自動更新条項を付した契約が37件確認された。これは、翌年度の支出を義務付ける決定をその前年度に行うことになるので、債務負担行為が必要となる。

改善措置等の状況

自動更新条項を付した契約についても、長期継続契約の内容に切り替えるなどの指導を行う。

支払時期並びに遅延利息について

指摘事項

契約書中に支払の時期、また、支払の遅延に対する遅延利息について定めのないものが見受けられた。政府契約の支払遅延防止等に関する法律(支払遅延防止法)により、契約書に明示することが義務づけられている条項であるので、適正に処理すべきである。

改善措置等の状況

支払の時期、また支払の遅延に対する遅延利息について、契約中に定めるよう指導を行う。

土地の返還に当たっての条件について

指摘事項

契約書に返還時の条件が明記されていないものが見受けられた。これは、借地の目的が終了し、返還する際に支障を来す場合があることが予想されるので改善すべきである。

改善措置等の状況

返還時の条件が明示されていない契約について、明示するよう指導を行う。

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補助金について

補助金事務手続きの適正化について

指摘事項

補助金とは公益上必要がある場合に限り支給できるものである。そして、その財源は市民からの税金等で賄われているので、その交付に当たっては厳格性、明瞭性が求められることになる。しかしながら、今回監査した補助金の事務処理において、手続きや書類審査に不備が散見された。このことは、補助金交付事業が長期化し、事務が惰性化、形骸化しているということが一因となっているので、公正かつ効率的に補助金を執行するよう留意されたい。

改善措置等の状況

補助金交付事業が惰性化、形骸化することは財政運営上も最も避けなければならない問題であり、既に行政目的が達成されたものや効果が薄れたものは削減をも進めなければならない。公正かつ効率的に補助金執行がされるよう指導を行う。

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個別指摘事項

財務課

指摘事項

借地契約書の内容にばらつきや不備が見られたので、例文を示されたい。

物品の賃貸借契約において、見積もり業者と支払い業者が違っており、業者決定の経緯が明らかとなるような事務処理の指導を求める。

借地契約において、支払期日が入っていないものがあり相手方と協議し、明文化されたい。

改善措置等の状況

借地契約書の例文については、グループウェアの共有書庫に示しているが、借地単価の統一に連動して再周知を図る。

リース代理店制度では、発注者との協議並びに金額の決定は、市内の代理店が行い、その後の契約行為そのものは、リース会社の名義において行っている。そのため見積り業者と契約業者が異なるという現象がおきるが、このことはリース代理店制度の中では避けられないことであるので、見積り執行伺いの後に起案される契約締結伺いの中で、決定した見積り業者と契約するリース会社との関係を明記し、経緯を示すように指導する。

相手方と協議し、次期契約時から支払期日の明文化を図る。

地域振興課

指摘事項

補助金申請を行う前に事業着手していた事業があったので、市補助金等交付規則にのっとって執行されたい。

改善措置等の状況

補助金交付申請前の事前協議後着手していたが、補助金交付申請後に事業着手するよう指導する。

社会福祉課

指摘事項

土地の賃貸借契約者と賃借料の受取者が違っており是正されたい。

土地の賃貸借契約書に支払期限を過ぎて支払っているものがあるので期限内に支払われたい。

補助金交付事業で額の確定をした後は、概算払いではなく精算払いであるので、適正に処理されたい。

改善措置等の状況

平成23年4月1日の契約更新時に、契約者名を変更することとした。

賃貸借契約一覧表を作成し、支払期限の管理を徹底することにより、支払期限内に支払をするようにした。

佐渡市補助金等交付規則の規定に基づき適正に処理をいたします。

農林水産課

指摘事項

土地の賃貸借契約書に支払期限を過ぎて支払っているものがあるので期限内に支払われたい。

前年度中に完了すべき補助金交付事務が今年度になって完了しているものが見受けられた。適正に処理されたい。

実績報告後の完了検査で面積確認の成果がみられないものがあった。伐採面積の検査が補助金支出の要になるので適切に処理されたい。

補助金の交付決定を課長補佐が決裁しているのが見受けられた。補助金の交付決定は事務決裁規程で課長等の専決事項と定められているので規程どおりに運用されたい。

改善措置等の状況

契約書を再確認し支払期限内に支出します。

係内チェック体制が取れていないことが原因であり事務担当を決めてチェックし今後このような事案が発生しないよう努めます。

竣工写真をもとに現地確認を行い確認していましたが、実績報告書に求積図の提出を求め、現地確認を行い適正に対処します。

ご指摘のとおり交付決定は課長等専決事項であり、今後は佐渡市事務決裁規程を遵守してまいります。

観光商工課

指摘事項

議会上程前に土地賃貸借の契約行為に入っているのが見受けられた。賃貸借の長期継続契約の観点から着手したものと思われるが、予算の裏付けにより適正なものとなるので、「佐渡市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例の運用要領」に従って、議会上程後契約行為に着手すべきである。

改善措置等の状況

指摘のあった事項については、条例、規則に沿った執行を図るため、課内並びに支所担当者に対して、指摘内容を示して適正な執行を図るよう指導した。

建設課

指摘事項

湊第2駐車場管制機器リース契約において、「佐渡市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例施行規則」で規定する契約期間5年を超えて契約されていた。市長が特に必要と認める場合は5年を超えて契約することができるが、契約に関する起案伺には、その理由が記載されておらず、不適正な契約であると判断する。

借地契約において、支払期日が入っていないものがあり相手方と協議し、明文化されたい。

改善措置等の状況

契約伺いの資料として、5年を超えて契約するに至るてんまつを含めた別紙理由書を添付する。

(別紙)当該リース契約について、契約期間を長期契約として5年間60か月で工事管理課において入札を行ったところ不調となった。原因調査の結果、この機器はリース期間が最短6年で行われるのが通常となっていることが判明した。その対応について工事管理課に一任となり、その結果、市長が特に認める場合の長期間の契約として扱うことで建設部長と工事管理課長との協議がなされ、6年間72か月を条件とし再度入札を行うものです。

更新時期が1年以内のものについては、更新時に明文化し、その外については相手方と協議し、理解の得られたものから明文化する。

上下水道課

指摘事項

土地の賃貸借契約において、賃借料を4月中に支払うという条項を、翌年度の4月に支払うと解釈し、支払っているものがあった。契約書を素直に読めば、当該年度の4月中支払うと解釈すべきであり、たとえ地権者が了解していることであっても年度内に支払うべきである。

改善措置等の状況

今年度から、年度内(3月末)に支払うこととします。なお、現行の契約書で標記されている支払日と地権者が了解した日に相違があるため、平成23年4月から契約条項を改め、年度内の支払日とすることで地権者と了解済みです。

消防本部

指摘事項

防火水槽施設用地を無償借上げしているもので、契約書を交わしていないものがあるので、書面を取り交わして経緯を明らかにすることを求める。

改善措置等の状況

防火水槽構築においての借地形態等を調査し、承諾書により無償借上げしている施設用地について契約書を取り交わす予定。現在調査中であるが、旧団体以前から引継いだ施設もあり借地形態もまちまちであるため、今後、さらなる精査が必要。

社会教育課

指摘事項

同じ補助金交付事業で補助率に統一性が欠けていると見られるものがあったので調査されたい。

改善措置等の状況

松ケ崎地区子ども鬼太鼓補助金申請において、地元負担の経費が記載されてなく100%の申請であった。東教育事務所を通して、記載方法の指導を行い50%以内の補助となり改善済み。

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