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[平成25年度]定期監査結果(後期)

2014年4月21日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)

本ページの目次

佐監公第2号
平成26年4月7日

佐渡市長、甲斐元也様
佐渡市議会議長、祝優雄様
佐渡市教育委員会委員長、宮川安則様
佐渡市農業委員会会長、堀口一男様
佐渡市選挙管理委員会委員長、川島一三様
佐渡市固定資産評価審査委員会委員長、市橋悦男様

佐渡市監査委員、清水一次
佐渡市監査委員、根岸勇雄

地方自治法第199条第4項の規定に基づき定期監査を実施したので、同条第9項の規定により、その結果を別紙のとおり報告します。

なお、監査の結果に基づき、又は監査の結果を参考に措置を講じたときは、同条第12項の規定により、その内容を監査委員へ通知願います。

監査の期間

平成25年9月30日から平成26年3月26日まで

監査委員の氏名

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監査の対象部署

真野行政サービスセンター、社会教育課、学校教育課、小木行政サービスセンター、南教育事務所(小木地区)、消防本部、会計課、社会福祉課、高齢福祉課、議会事務局、農業委員会事務局、農林水産課、観光振興課、産業振興課、環境対策課、建設課

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監査の項目

平成25年度の財務に関する事務の執行が、次の項目について適正に行われているかについて監査を実施した。

  1. 歳入に関する執行状況
  2. 財産に関する管理状況
  3. 勤務状況に関する事務の処理状況

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監査の方法

毎月2から3部署を対象に、監査資料として提出された第6に掲げる書類等を抽出して、財務に関する事務が関係法令に基づき適正に執行されているか、事務等が効率的かつ効果的に執行されているかの審査を行い、関係課長等の出席を求め、説明聴取を行った。

提出書類

  1. 歳入に関するもの
    調定簿、徴収簿及び滞納繰越簿又はそれらに代わる諸帳簿
  2. 財産に関するもの
    財産台帳及び備品出納簿又はそれらに代わる諸帳簿
  3. 勤務状況に関するもの
    出勤簿、週休日の振替簿、時間外勤務代休時間指定簿、時間外勤務命令簿、代休日指定簿及び年次休暇簿又はそれらに代わる諸帳簿
  4. そのほか提出を求めた資料(該当部署)
    被服貸与簿ほか

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監査の結果

監査の結果、軽微な事項については、口頭により関係課に改善を要望した。次の指摘事項以外は、おおむね適正であった。

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指摘事項

歳入に関する執行状況

佐渡市財務規則の規定と異なる手続きによる執行が見受けられた。

項目別指摘事項

  1. 調定通知書への金額算定根拠等の無添付
  2. 使用料、貸付料等の調定起票及び納付期限の遅延
  3. 不動産貸付料の算定基準適用の誤り
  4. 土地賃貸借契約の事務手続きの不備及び契約内容の相違
  5. 現金出納簿における確認印又は検査印の不備

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財産に関する管理状況

財産について、ほとんどの部署が財産・備品管理システムにより管理しているが、その所管する財産登録の整理が徹底されておらず、誤りが非常に多い。(所管の誤り、財産名称の誤り、数量の誤り、財産の登録・削除の不備、財産区分・品目名の相違等)

項目別指摘事項

  1. 譲渡した財産の未削除
  2. 財産・備品管理システムの登録備品と決算書一覧の備品との不一致

勤務状況に関する事務の処理状況

休暇等の申請手続きについて、平成25年度定期監査結果(前期)で報告した事例とほぼ同じ状況が見受けられた。(出勤簿に「年休」等の休暇記入はあるが、書面による手続きが確実にされていない事例、申請日の誤り、申請時間と実際の出勤・退庁時間が異なる事例等)

これらにより、結果的に欠勤扱いや手当等が過払いとなり、給与等の戻入処理が必要となる事例もあった。

帳簿類の記入についても同じように、ほとんどの部署で、誤りの訂正の際に砂消しや修正テープなどを使用していたり、二重線による訂正に訂正印を押印していない等の不適切な事例が見受けられた。

項目別指摘事項

  1. 出勤簿記載事項と勤務実績の不一致
  2. 週休日の振替、代休日指定手続きの誤り
  3. 年休簿、振替簿、代休簿等に記載のない休暇取得
  4. 時間外勤務命令時間と勤務時間実績の不一致
  5. 時間外勤務命令の集計表による確認なし
  6. 年休付与日数又は取得単位の誤り
  7. 帳簿類の紛失(時間外勤務命令簿)
  8. 帳簿等の決裁の押印もれ
  9. 時間外勤務手当の過大支給

その他

被服等の貸与について、被服貸与簿による管理が徹底されていない部署が見受けられた。

また、協議会等の外郭団体の準公金を取り扱っている部署があり、なかには通帳と印鑑を一人の職員が保管している部署もあった。安全管理上、複数の職員により別々に保管されたい。

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監査委員の意見

歳入に関する執行状況

歳入に関しての手続きについては、平成25年度定期監査(前期)で報告した事例とほぼ同じ状況であり、財務規則等と異なった処理をしているものが多く見受けられる。この是正のため、研修等で周知徹底と確認体制の強化をさらに望むものである。

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財産に関する管理状況

財産管理についても、前期の指摘事項のとおり同じ状況が見受けられたので、担当課はその所管施設について、佐渡市財務規則第213条のとおり日常的に財産の現状と財産台帳の確認を行い、施設の有効活用と適正管理に努められたい。

特に財産・備品管理システムの登録備品と決算書一覧表示に整合性がないので、是正を求める。

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勤務状況に関する事務の処理状況

勤務状況に関する事務の処理についても、前期に監査を行った部署と同じように関係条例・規則の規定どおり運用されていない事例が非常に多く見受けられた。

職員が職務を遂行するための基本である服務規程が守られていない実態は、大きな問題である。全庁的な共通課題として、徹底した職員研修の実施と確認体制を確立されたい。

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その他

被服貸与についても、部署により差が見られるものの、前期と同じように被服貸与簿による貸与品の管理が不十分であった。

また、雨具・防寒着等の一定の基準制定や被服貸与規定の見直しについて、引き続き検討を望むものである。

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後期監査日程

実施月対象部署関係書類提出期限日対象部署への講評日
10月真野行政サービスセンター
社会教育課
学校教育課
10月7日(月曜日)10月22日(火曜日)
11月小木行政サービスセンター
南教育事務所(小木地区教育係曜日)
消防本部
11月1日(金曜日)11月21日(木曜日)
12月会計課
社会福祉課
高齢福祉課
12月2日(月曜日)1月10日(金曜日)
1月議会事務局
農業委員会事務局
農林水産課
1月6日(月曜日)1月28日(火曜日)
2月観光振興課
産業振興課
1月31日(金曜日)2月21日(金曜日)
3月環境対策課
建設課
1月31日(金曜日)3月19日(水曜日)
注釈
  • 前期定期監査対象部署:財務課、行政改革課、総務課、選挙管理委員会事務局、両津病院、相川病院、上下水道課、総合政策課、交通政策課、世界遺産推進課、地域振興課、市民生活課、税務課

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