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[平成27年度]行政監査結果(平成26年度)に基づいた改善措置等の状況(公金以外の現金等の取り扱いについて)

2016年3月31日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)

本ページの目次

佐監公表第5号
平成28年3月23日

佐渡市監査委員、清水一次
佐渡市監査委員、中川隆一

公金以外の現金等の取扱い事務の実態について

指摘事項

  1. 公金以外の現金等の取扱いに関して、基準やマニュアルなどの会計規定がほとんどの部署及び団体において定められていなかった。
    これらの規定は、実際の事務処理の流れを明確にし、適切に処理する上で必要不可欠である。規定がない場合、任意の簡便な手続きとなり、事故等が発生する危険性が高まる。
    今後、公金以外の現金等を取り扱う場合は、必ず会計規定を定め、その規定を順守されたい。
  2. 市の公金取り扱い事務においては行うことができない立替払を行っていた。立替払は事故や過ちが起こりやすいので避けるべきである。やむを得ず行うときは、その会計処理の手続きを会計規定に明記されたい。
  3. 収入簿・支出簿・出納整理簿がなく通帳のみで管理しているものがあった。市職員が公務として公金以外の現金等を取り扱う場合、その責任の所在は佐渡市となる。したがって、公金と同様に厳正に取り扱うべきであり、事務局の信頼性を担保する意味からも会計規定にその旨を明記し、収入簿・支出簿・出納整理簿は備えられたい。
  4. 入出金の際に調書類が作成されておらず、上司の決裁を受けないで1人の担当職員が事務処理を行っているものがあった。また、年度末にまとめて役員の決裁を受けているものがあった。
    意思決定行為を経ることなく職員が単独で出納業務を行うことは、不適正な事務処理を招く可能性が高くなるので、入出金に際しての手続きは会計規定にその旨を明記し、複数職員による確認と上司の決裁の義務付け等、内部牽制が働く体制を確立されたい。
  5. 通帳と届出印を担当職員が一括して管理している事例が多数あった。内部牽制及び防犯上の観点から、管理職員を含めた複数の職員が施錠できる別々のところに保管し、その鍵も別々に管理するよう改められたい。
  6. キャッシュカードを作成しているものがあったが、担当者個人の判断で入出金が可能であり、不正の原因になりやすいので、キャッシュカードは作成すべきではない。やむを得ず作成する場合は、厳格な管理を求める。
  7. 市職員が外部団体の会計を担当していて決算書の作成をせず、団体内での監査も受けていないものがあった。また、決算書を作成し監査は行っているものの決算書の内容が誤っているものもあった。
    市職員が携る会計事務として不適切であり、会則、会計規定の整備と併せて適正な処理をされたい。
  8. 切手の多数購入で出納整理簿が整備されていないものがあった。切手は金券であり、他自治体では着服事件が起きているので、出納整理簿により適正に管理するよう求める。

改善措置

上記「2」から「8」までの指摘事項を踏まえた「佐渡市任意団体の会計事務取扱規程」を制定し、平成28年4月1日から施行すべく準備を進めています。

この規程は、上記「1」の指摘事項に当たるもので、当該規程を順守するよう職員に周知徹底します。

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市職員が外部団体の会計事務を取り扱うことについて

指摘事項

  1. 市職員が外部団体の会計事務を取り扱う必要性を検討せず、その根拠も明確でないものがあった。
    市職員が外部団体の事務を取り扱う場合は、地方公務員法第35条の職務専念の義務違反とならないよう、事務分掌に明文化するか明確な職務命令による職務とされたい。
  2. 市職員が事務局として会計事務を取扱っているが、最近の数年間は活動を行っていない団体があった。活動を休止している団体については、その団体の継続の必要性も含めて、今後の対応について見直しを検討されたい。

改善措置

平成28年1月28日付け事務連絡により、各課長等に通知し、その検討結果を2月末までに総務課長に報告するようにしました。

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その他

指摘事項

  1. 今回調査した団体の予算において、繰越額がその団体の年間の支出額を上回っているものがあった。佐渡市が補助金等を支出している場合は、その団体の活動実績を精査し、補助率や補助金額の見直しを検討されたい。
  2. 市有地に銅像を設置した団体の通帳を保管していたが、その銅像の所有権と管理体制が不明のまま、市職員がその通帳と銅像の管理を行っていた。早急に銅像の所有権を明確にし、適正な管理体制を整備されたい。

改善措置

  1. 当該団体において、佐渡市が補助金を出している場合は、その団体の活動実績を精査し、補助率や補助金額の見直しを検討しました。
  2. 顧問弁護士に相談し、銅像の所有権を明らかにして、適正な管理体制を整備しました。市職員が管理していた通帳と銅像については、平成27年11月に所有権を有する団体に引き渡しました。

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