○佐渡市職員旧姓使用取扱要綱
令和2年7月31日
訓令第31号
(趣旨)
第1条 この訓令は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職の職員(以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第2条 職員は、任命権者の承認を得て、職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を招くおそれのないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表に掲げるとおりとする。
(旧姓使用の承認申請及び承認)
第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により任命権者に申請し、その承認を受けなければならない。
2 任命権者は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、当該職員に通知するものとする。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第3号)により任命権者に届け出なければならない。
(責務)
第5条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たって、常に市民、職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。
(承認の取消し)
第6条 任命権者は、職員の旧姓使用によって職務の遂行上支障が生じていると認めるときは、当該職員に係る旧姓使用を取り消すことができる。
2 任命権者は、旧姓使用を取り消すときは、旧姓使用承認取消通知書(様式第4号)により、当該職員に通知するものとする。
(委任)
第7条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年8月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員が旧姓の使用を希望する場合は、第3条の規定による申請を行うことができる。
別表(第2条関係)
旧姓を使用することができる文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
単に氏名が記載されたもの | ・名札、名刺 ・内線番号表(座席表) ・職員名簿 |
職員の権利や義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのないもの | ・出勤簿 ・休暇等整理簿 ・週休日の振替簿兼休日の代休日指定簿 ・時間外勤務命令簿 |
専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・起案文書 ・決裁文書、供覧文書等に係る押印(支出負担行為伺書、支出命令票等を含む。) ・事務分掌表 ・人事異動内示 ・グループウェアの氏名 ・職場での呼称 |
その他 | 所属長が、職務遂行上又は事務処理上誤解又は混乱を生じさせるおそれがないと認めるもの |
旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
職員の身分に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなる又は旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの | ・辞令書 ・宣誓書 ・退職願 ・休職関係書類 ・処分関係書類 ・履歴書 ・身分証明書 ・在職証明書 ・事故報告書 ・公務災害関係書類 ・共済組合関係文書(組合員証等を含む。) ・退職手当関係書類 |
公権力の行使を伴うものなどで、職及び氏名を明らかにする必要があるもの | ・財務現金取扱員証、税務現金取扱証及び企業現金取扱員証 ・徴税吏員証及び税の賦課徴収に係る文書 ・法律及び条令に基づく立入検査証 |
行政処分、行政指導等に関するもの | ・文書等の発信者氏名 |
給与や旅費の支給事務で、税金の源泉徴収や銀行口座の氏名などとの整合性をはかる必要があるもの | ・給与関係の届出、報告文書 ・支出命令票の請求者氏名及び印 ・債権者登録申請書 |
法令等により認められないもの | ・年末調整関係書類 ・給与所得の源泉徴収票 |
その他 | 所属長が、職務遂行上又は事務処理上誤解又は混乱を生じさせるおそれがあると認めるもの |
備考 身分証明書等については、使用している旧姓を併記すること。
