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業務改善実践事例発表会 第1回「おしごと改善グランプリ」(平成23年2月16日)

2011年6月23日、掲載

行政改革課(0259-63-3111)

本ページの目次

平成21年度から各部署で業務改善に取り組み、優秀事例を表彰して、庁内で共有してきました。よりいっそうの庁内共有・業務効率化・サービス向上・意欲向上などのため、平成23年2月16日(水曜日)、業務改善実践事例発表会 第1回「おしごと改善グランプリ」を開催しました。

概要

運営主体

各課長が推薦する若手職員12名で構成する実行委員会が、発表会の企画立案、運営を行いました。

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事例発表

平成22年7月から12月までに19部署で取組んだ34事例の中から、実行委員会が選んだ8事例を各グループから発表しました。

最優秀事例としてグランプリの決定を参加者による投票で行い、その結果「羽茂整結し隊」(羽茂支所市民課)と「税務改善グループ」(税務課)の2グループが得票数同数で選ばれました。

グランプリ

グループ名テーマ所属課
羽茂整結し隊市民が来庁しやすい職場環境づくり羽茂支所市民課
税務改善グループ課内の情報共有による迅速かつ正確な事務処理税務課

優秀事例

グループ名テーマ所属課
チーム保育本庁と園長とのコミュニケーション強化・充実社会福祉課
国保年金グループ通信運搬費用の削減市民生活課
整いました書類の整理をすることで業務の効率化を図る社会福祉課
消防本部組織目標・行政改革の目的を知る消防本部、中央消防署
公共交通を語ろう会月1回はノーマイカーデーにして飲みニケーションを図ろう交通政策課
政策推進グループ職場内コミュニケーションの充実から市民への迅速な対応に繋げる総合政策課

発表の様子
発表の様子(左:羽茂支所市民課、右:税務課)

発表の様子
左:発表の様子、右:表彰後の記念撮影

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先進自治体事例紹介

後藤好邦氏
  • 講師:山形市 まちづくり推進部 都市政策課 主幹 後藤好邦氏
  • テーマ:「業務改善活動の継続とその効果」

市民サービスの向上、職員意識の高揚を目指して進められた「はながさ☆ぐらんぷり」について、回を重ねるごとに改善に対する職員の意欲が高まり、気づきの連鎖により改善の質が高まってきたこと、また、職種間を超えた連帯感の醸成へとつながったことなどを説明されました。

まとめとして、一つ目にトップダウンによる改革だけでなく、ボトムアップでの改善活動の重要性、ニつ目に改善活動を通しての絆と気づきの大切さ、最後に市役所に必要な文化として褒める文化、楽しむ文化が職員のモチベーション向上、ひいては市民サービスの向上へ繋がるとお話いただきました。

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参加者アンケート

事例発表についてどのような部分が参考になりましたか。どのような内容を望みますか。

問 : 事例発表について
次の表をグラフ化した画像
回答回答数構成比
大変参考になった2033.9%
参考になった3661.0%
あまり参考にならなかった23.4%
その他11.7%
107100.0%

改善に取り組み環境として何が必要ですか

問 : 先進自治体事例紹介について
次の表をグラフ化した画像
回答回答数構成比
大変参考になった2026.7%
参考になった3040.0%
あまり参考にならなかった2432.0%
その他11.3%
107100.0%

おしごと改善グランプリへの意見、感想

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発表事例

グランプリ : 市民が来庁しやすい職場環境作り

グループ名
羽茂整結し隊(はもちせいけつしたい)
所属
羽茂支所市民課

課題

市民が入りにくい、緊張するなどの意見があった。

市の発行するパンフレットなどが整理されておらず市民が情報を手にとることが少ない。

取組み内容や成果

市民の方に協力をお願いし、写真やお花など提供してもらい、窓口カウンター付近等に設置した。

明るい職場環境のイメージアップに繋がると共に、羽茂地区等の写真を飾ることにより、待ち時間に気軽に見学することが出来、市民の方からも良い意見を頂いた。

市民が情報等を気軽に手に取りやすくするため、パンフレット台の設置箇所の変更や整理整頓を図った。

グループは市民課若手で構成されておりますが、職員全員で取り組みました。職員一人一人が取り組むことにより、明るい職場環境を自分達で作ることへの意識向上を図りました。

ぜひ、羽茂支所の明るい・来やすい環境を味わいにご来庁下さい。

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グランプリ : 課内の情報共有による迅速かつ正確な事務処理

グループ名
税務改善グループ
所属
税務課

課題

困難な事例が発生した場合に個々の職員が法令等を調べ対応し、同じような事例が発生した場合でも担当職員は1から調べて対応していて、処理に時間がかかってしまう。

取組み内容や成果

職員が知り得た職務遂行上必要な知識、失敗してしまった事例など、あらゆる情報をインデックス化し共有できるよう整備する。

細かい法令解釈や情報の提供があることにより、事務処理に係る時間の短縮に繋がった。更なる利便性の向上を図り、職員間での知識の共有を図りたい。

課内ヒアリングによる利用実績:26回

利便性・セキュリティを強化するために、情報政策係と連携してウェブで管理できるようシステム構築をする予定です。

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優秀事例 : 本庁と園長とのコミュニケーション強化・充実

グループ名
チーム保育
所属
社会福祉課子育て支援室と保育園

課題

公立保育園27園、へき地保育園4園があり、顔と名前を覚えるので精一杯、本庁からの距離もあり情報共有、問題意識の共有が困難であった。

取組み内容や成果

園長会議の充実

4月、5月、7月、10月開催、共有すべき情報の量・質の充実

園訪問の回数増

1回にとどまる

課長メルマガの配信

月2回のペースで配信(28回配信)

メルマガ投稿リレー

6人が投稿

風通しの良い関係が構築できた。

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優秀事例 : 通信運搬費用の削減

グループ名
国保年金グループ
所属
市民生活課国保係・年金係

課題

毎年の保険証切替が世帯単位から個人単位になったことで郵送経費の増大が課題となっていた。

「最小の経費で最大の効果を」と考え、節約の方法を可能な限り探る必要がある。

取組み内容や成果

国民健康保険証及び後期高齢者医療被保険者証の発送に際し、職員宅(同居世帯等)の郵便物を郵送せず、職員を通じて被保険者(家族)に渡してもらう。

リスト化されたものをもとに保険証の発送に限らず、係内での郵便物発送の際に活用し、通信運搬費の削減が図れる。

国保202通と後期高齢208通の合計410通×90円=36,900円の節減につながった。

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優秀事例 : 書類の整理をすることで業務の効率化を図る

グループ名
整いました
所属
社会福祉課

課題

個人情報等を含む書類が鍵のかかる場所へ保管できず、重要な問題となりうる状況があった。

キャビネット、書庫が書類で溢れ、簿冊を整理できない。書類を探す手間がかかっている状況。

取組み内容や成果

  1. 行動計画の作成、課員へ配布する。
  2. 佐和田行政サービスセンター、旧潟上保育園に保管していた文書の保存年限確認、廃棄期限到来文書の処分。
  3. 申請書類等のレターケースを整理、所在を明確にした。
  4. プリンタ等の書類(個人情報等)の秘密漏洩防止の注意喚起をし、課員全員で気をつけた。
  5. 書類等が積み上げられていたが、書庫保管や廃棄期限により整理した。
  6. 書類整理の実践的ルール作成の検討実施。

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優秀事例 : 組織目標・行政改革の目的を知る

グループ名
消防本部
所属
消防本部、中央消防署職員

課題

佐渡市総合計画、改革大綱などの資料をなかなか読むことができておらず、佐渡市の政策について精通していない、また読むだけで内容を理解できているかどうか分からない。

取組み内容や成果

  1. 行政改革資料を各係に配布し、毎日10分間読むことを目標とした。改革資料を目に見えるところにおくことにより、普段から意識するようにした。
  2. さらに、各自が疑問に思ったことや意見をまとめ、意見交換を行い解決することを基本とした。

中央消防署は2交代勤務体制を46人の職員で行っています。

今回は、中央署全体で取り組んだ中から、第2小隊で行った部分を紹介します。通常の事務作業に加え、消防、救急業務やその他の活動が必要となる職場のために、なかなか予定通りには進みませんでしたが、「ミーティングの回数が増えたおかげで職員間の意見交換が出来て良かった。」「佐渡市行政政策について今までより考える様になった。」「自分の中で勉強するきっかけになり良かった。」といった声もありました。

その中から消防の事情などが伝われば幸いです。

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優秀事例 : 月1回はノーマイカーデーにして飲みニケーションを図ろう

グループ名
公共交通を語ろう会
所属
交通政策課

課題

公共交通の活性化と地球環境への負荷軽減のためにノーマイカーデーを呼び掛けている。

空港担当職員は短期間で地権者同意を習得するため、夜間、休日の交渉業務で時間のズレから課員のコミュニケーションが充分に取りにくい状況にある。

取組み内容や成果

月1回、ノー残業デー(水曜日・金曜日)を考慮しながら業務の都合を調整し、ノーマイカーデーと親睦会を併せて企画。

実施日と親睦会会場

7月14日(水曜日)畑野、10月26日(火曜日)金井、11月26日(金曜日)佐和田、12月28日(火曜日)両津、1月20日(木曜日)佐和田で実施。(2月・3月も実施予定)

課員全員参加により、コミュニケーションが図られメンタルヘルスに効果があった。

二酸化炭素削減量
注釈
  • 期間中、通勤距離合計812キロメートル、ガソリン車の平均燃費10リットル毎キロメートルで計算。

二酸化炭素排出量:給油量×2.32(注1)÷走行距離=排出量0.232キログラム/キロメートル(2リットルペットボトル約59本分)

0.232キログラム÷キロメートル×812キロメートル=約188キログラム(2リットルペットボトルで換算(注2)すると約47,900本分の削減)

注釈
  1. ガソリン1リットルあたりの二酸化炭素排出量は、2.32キログラム。(ディーゼル車の場合は、約2.6キログラム)
  2. 二酸化炭素(0度、1気圧)1キログラムは509リットル。ここでは2リットルペットボトルに換算するため、254.5をかけています。

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優秀事例 : 職場内コミュニケーションの充実から市民への迅速な対応に繋げる

グループ名
政策推進
所属
総合政策課

課題

総合政策課の対応にはスピードが要求されている。迅速に必要なことを伝え、関係課との調整を図る必要があり、その能力を養う必要があった。

取組み内容や成果

朝のドキドキスピーチの実施

実施は不定期で行われ、リーダーに当てられたメンバーが、作成したクジからテーマを引き、さらにタイムキーパーとなりスピーチを開始。

スピーチ内容からメンバーの体験を通しその人柄を知るなど、コミュニケーションの向上に繋がると感じた。継続することで、短時間で要点をまとめる能力や迅速な対応力を身に付けられる訓練になると思う。

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