2　文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

3　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、電子メールを利用することができる。

2　文書取扱責任者は、各課の長(以下「課長」という。)をもって充てる。

3　課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が、適正かつ速やかに処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

2　文書主任は、課長補佐若しくは係長又は課長が指定する者をもって充てる。

3　文書主任は、課長の命を受け、その課における次の事務を処理するものとする。

2　前項の場合において2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も多い課に配布し、親展に属するものであって市長あてのものは総務課長に配布しなければならない。

2　文書主任は、第3条第3項の規定により運用される電子メールを利用して受信したもののうち、文書主任が公の文書と特定したものであって、紙による保存が適当なものは速やかに紙に出力するものとする。

3　前項の規定により出力した文書は、第2章に定める収受及び配布により処理するものとする。

2　課長は、文書を閲覧し、処理の方針を示して担当者に交付し、速やかに、その処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、課長において、あらかじめ上司の指示を受けてするものとする。

2　事案の処理に当たっては、即日着手することを原則とし、特に処理に相当の日数を要する場合は、あらかじめ期限を定めて課長の承認を得なければならない。ただし、許認可等でその処理期限の定めのあるものは、この限りでない。

2　起案は、起案用紙(電磁的に表示したものを含む。以下同じ。)を用いるものとする。ただし、軽易な事案、報告、回答、届け、事務連絡等の処理又は定例的なものは、文書の余白に必要事項を記載する等により処理することができる。

3　この条に規定する起案の方法、用紙の用法等細部については、別に定める。

2　陳情等その内容により早急に処理し難いものは、その旨、処理の方針等を付記し、前項に準じ供覧しなければならない。

2　書面による起案の回議にあっては、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める手続により処理するものとする。

2　合議を受けた起案書は、直ちに処理しなければならない。

3　合議を受けた部及び課において合議事項に異議がある場合は、主務部及び主務課と協議して調整するものとする。

4　前条第2項第2号から第4号までの規定は、合議について準用する。この場合において、同項第2号中「上司」とあるのは「合議を受けた者」と読み替えるものとする。

2　前項の規定による施行文書は、第3条第3項の規定により運用される電子メールを利用して発信することができる。

2　前項の文書は、印刷上の注意に従い浄書するものとし、浄書した文書は原議と校合しなければならない。

2　発送文書のうち特別の定めのあるもの及び特に必要あるものは、原議と契印しなければならない。

2　小包郵便物によって発送するものは、主務課において包装し、あて先その他必要な表示を明記の上、主管課に持参しなければならない。

3　運送便によるもの、国費支弁その他特別の会計に属する課から発送する文書及び物品は、前2項の規定にかかわらず、主務課において発送しなければならない。

2　郵送による発送は、料金後納郵便扱いによるものとする。ただし、急を要する文書その他特別の理由のある文書は、主務課で発送することを妨げない。

3　料金後納郵便扱いにより難いときは、郵便切手等受払簿を備え、その出納を明らかにしておかなければならない。

2　年度を超えて常備する必要のある文書は、主務課において整理、保管し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

3　主務課において作成した各種の刊行物、統計及び年報等は、総務課において1部を保管し、管理するものとする。

2　未完結の文書は、必要に応じ、未完結の理由、処理の方針、処理経過等を記載し、担当者以外の者でも、当該文書の所在処理状況等を常に知ることができるようにしておかなければならない。

3　課長は、その課における未完結文書について、随時これを調査し、その処理促進に努めなければならない。

2　前項の種別に基づく保存期間は、次の表のとおりとする。

3　前項の保存期間は、完結した翌年度の4月1日から起算する。

4　法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間保存する必要がある文書の保存年限は、第2項の規定にかかわらずそれぞれ法令等に定める期間又は時効期間によるものとする。

2　前項の保管期間は、保存年限に算入する。

2　引継ぎをしようとする文書は、課名、完結年度、簿冊名、保存期間、保存場所等を明らかにして引き継ぐものとする。

2　書庫内においては、喫煙その他全ての火気を使用してはならない。

2　前項の規定により廃棄をしようとする文書は、課名、簿冊名、保存期間、廃棄年月日等を明らかにしておかなければならない。

3　主務課長は、第1項の規定による協議の際、引き続き保存する必要のあるものについては、主管課長にその旨を申し出て、保存種別の変更、保存期限の延長等をすることができる。

2　前項の規定により文書を廃棄した主務課長は、廃棄した文書の名称、廃棄した理由及び廃棄年月日を記載した記録を作成しなければならない。

2　前項に規定する法令番号は毎年1月1日に、文書番号は毎年4月1日に起こすものとする。

3　同一の事案に属する往復文は、完結するまで、同一の文書番号を用い、順次枝番号を付するものとする。

4　往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、往復文については、次に掲げる区分により、副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、証票類等については市名を、事務連絡的な軽易なものには課名又は係名を用いることができる。

4　文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により、職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

5　発送する文書には、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名及び電話番号等を表示するものとする。

2　課長は、前項に規定する表記の基準を基として、その趣旨徹底に努めなければならない。

2　主務課は、市議会において条例の修正があった場合は、総務課と協議し、条例の原稿を修正しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年3月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の両津市文書事務取扱規程(平成12年両津市規程第1号)、相川町役場文書規程(昭和41年相川町規程第6号)、相川町文書編纂保存規程(昭和38年相川町規程第2号)、相川町公文例規程(昭和41年相川町規程第7号)、佐和田町文書規程(平成11年佐和田町規程第2号)、佐和田町文書編さん保存規程(平成11年佐和田町規程第3号)、佐和田町公文例規程(昭和35年佐和田町規程第4号)金井町文書規程(昭和43年金井町規程第4号)、新穂村文書規程(平成11年新穂村規程第3号)、新穂村文書編さん保存規程(昭和41年新穂村規程第3号)、新穂村公文例規程(平成11年新穂村規程第4号)、畑野町文書規程(平成10年畑野町規程第10号)、畑野町文書編さん保存規程(昭和33年畑野町規程第3号)、畑野町公文例規程(平成10年畑野町規程第11号)、真野町文書管理規程(平成11年真野町訓令第12号)、真野町文書編さん保存規程(平成11年真野町訓令第13号)、真野町公文例規程(平成7年真野町訓令第20号)、小木町役場文書規程(昭和48年小木町規程第11号)、小木町文書編さん保存規程(昭和36年小木町規程第2号)。羽茂町文書規程(昭和43年羽茂町訓令第4号)、赤泊村役場文書規程(昭和49年赤泊村規程第2号)、赤泊村文書編さん保存規程(昭和49年赤泊村規程第3号)若しくは赤泊村公文例規程(昭和49年赤泊村規程第4号)又は解散前の佐渡広域市町村圏組合文書取扱規程(平成6年佐渡広域市町村圏組合規程第4号)、佐渡消防事務組合文書規程(昭和59年佐渡消防事務組合規程第2号)、南佐渡クリーンセンター文書取扱規程(平成13年南佐渡クリーンセンター規程第2号)若しくは南佐渡消防事務組合文書規程(昭和62年南佐渡消防事務組合訓令第5号)規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。ただし、別表第2本庁の部佐環国セの項の次に佐環しの項を加える改正規定は、同年7月1日から施行する。

この訓令は、平成26年11月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年3月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の規定は、この訓令の施行の日以後における手続、行為その他の事務について適用するものとし、同日前になされた手続、行為その他の事務が同日以後も継続しているものについては、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、令和元年6月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年12月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。