○佐渡市戸籍情報システムデータ保護管理要領

平成18年2月3日

訓令第1号

(目的)

第1条 この訓令は、佐渡市が管理する戸籍情報システムにおけるデータの保護及び管理運営に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 現在の戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行う戸籍専用端末装置及び戸籍用サーバをいう。

(2) データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書等をいう。

(5) サーバ 端末装置により入出力されたデータを記録する装置とその周辺機器をいう。

(6) 端末装置 市民生活課に設置された戸籍専用のコンピュータ及び周辺機器をいう。

(7) パスワード 戸籍情報システムを操作する者の業務処理範囲の設定と、個別に入出力を制御するために設定する識別記号をいう。

(平22訓令9・一部改正)

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の正確性の確保と効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。

(処理の範囲)

第4条 戸籍情報システムにより処理する事務範囲は、戸籍法その他法令の定めるところにより処理するデータの編成及び記録、受付帳の調整、記録事項証明の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票、人口動態統計等のシステムにデータを提供する戸籍関連事務とする。

(個人情報保護管理者の設置)

第5条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、佐渡市個人情報保護条例施行規則(平成19年佐渡市規則第7号)の規定により個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民生活課長をもって充てる。

2 保護管理者は、データの管理状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが適正に管理されるよう努めなければならない。

3 保護管理者は、事故等が発生したときは、速やかに経緯及び被害状況等を調査し、戸籍事務管掌者に報告するとともに、復旧等のため必要な措置を講ずるものとする。

(平22訓令9・一部改正)

(端末装置の操作及び管理)

第6条 端末装置は、保護管理者が指定した職員(以下「取扱職員」という。)が操作する。

2 端末装置の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

3 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(データの管理)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及びき損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムの処理が可能な端末装置を来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに破壊、裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。

4 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号に掲げる事項により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができる専用ラックに保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、破壊、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号に掲げる事項により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱職員は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱職員は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(取扱状況の把握)

第11条 保護管理者は、必要に応じて取扱職員に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) データの取扱状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) パスワードの使用状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(機器及びソフト等の保管)

第12条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(パスワードの管理)

第13条 パスワードの管理は、佐渡市情報ネットワーク管理運用要綱(平成16年佐渡市訓令第14号)及び佐渡市情報セキュリティポリシーに基づき、管理者を置き、総務課長をもって充てる。管理者は、取扱職員にパスワードを付与しなければならない。

2 管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを定められた業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、及び使用させてはならない。

(平18訓令7・平21訓令5・平22訓令9・平29訓令12・一部改正)

(ネットワークの管理)

第14条 管理者は、戸籍情報システムのネットワークの適正かつ効率的な管理運用を図らなければならない。

(ネットワーク利用責任者及び運用者)

第15条 保護管理者は、戸籍情報システムのネットワークの維持管理に協力し、ネットワークを適正に管理運用しなければならない。

2 取扱職員は、保護管理者を補佐し、戸籍情報システムのネットワークの維持管理及び適正運用に協力しなければならない。

(研修の実施)

第16条 保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。

2 新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に研修を実施しなければならない。

(会議)

第17条 データの保護及び適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて開催するものとする。

3 会議は、市民生活課の職員及び各支所及び行政サービスセンターの戸籍担当職員をもって組織する。

(平21訓令5・平22訓令9・平29訓令12・一部改正)

附 則

この訓令は、平成18年2月4日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第7号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成21年4月1日訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第12号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

別表(第12条関係)

(平18訓令7・平21訓令5・一部改正)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

機器及びソフト

管理責任者

管理内容

戸籍用サーバ

管理者

保護管理者

サーバは施錠のできる専用ラックに収納し、本庁サーバー室に設置する。サーバの機器管理及び点検等については、管理者が行う。

専用ラックの鍵は、保護管理者が管理する。サーバの起動は、保護管理者の任命した取扱職員が行う。

サーバ機の異常等に気がついた時、保護管理者は管理者に連絡をするものとする。

戸籍用端末装置

管理者

端末装置は、取扱職員が管理者の付与したパスワードを入力して起動させる。

システム使用状況リストを定期的に出力し、施錠できる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

バックアップ記録リストを定期的に出力し、施錠できる保管庫で管理する。

戸籍情報システムのプログラム

保護管理者

アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置を講じたシステムとする。

佐渡市戸籍情報システムデータ保護管理要領

平成18年2月3日 訓令第1号

(平成29年4月1日施行)