○佐渡市立学校文書取扱規程
令和6年12月26日
教育委員会訓令第2号
(目的)
第1条 この訓令は、佐渡市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、学校における事務処理の効率化及び適正化を図ることを目的とする。
(1) 文書 学校において職員が職務上作成し、又は取得した文書、帳票、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 未完結文書 起案若しくは決裁の途中である文書又は決裁に基づく事案処理が完結していない文書をいう。
(3) 完結文書 決裁に基づく事案処理が完結した文書をいう。
(文書処理及び作成の原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、学校事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
3 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、佐渡市教育委員会(以下「教育委員会」という。)が別に定めるところにより運用される電子メールを利用することができる。
(校長の職責)
第4条 校長は、文書管理責任者として常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が正確かつ速やかに処理されるよう、その指導に努めなければならない。
(文書主任及び文書係)
第5条 学校に文書主任及び文書係を置く。
2 文書主任は、事務主任若しくは事務長又は校長が指定する者をもって充てる。
3 文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
4 文書係は、事務職員をもって充てる。ただし、事務職員がいない場合は、校長が指定する者をもって充てる。
5 文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
6 文書主任は、文書係を兼ねることができる。
(文書の収受及び配布)
第6条 文書は、文書係において収受するものとする。
2 文書係は、次のとおり文書を受理し配布するものとする。
(1) 開封した文書は、その余白に受付印及び閲覧印を押印し、文書受理簿に所要事項を記載する。
(2) 文書は、校長、教頭、主幹教諭及び教務主任の閲覧に供したのち速やかに担当者に配布する。
3 軽易な文書、冊子その他これに類する印刷物等は、文書受理簿の記載を省略して配布することができる。
(配布文書の処理)
第7条 校長は、文書を閲覧後、担当者に指示し、速やかに処理をさせなければならない。
2 文書の配布を受けた担当者は、期限までに速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。
(起案)
第8条 事案の処理は、原則として起案によって行わなければならない。
2 起案の方法は、校長が別に定めるものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、軽易な事案については、校長の指示を受けて事案の処理をすることができる。
(決裁)
第9条 起案文書は、関係職員の合議を経て、教頭に回議し校長の決裁を受けなければならない。
(浄書)
第10条 決裁を終えた文書は、特に指示のある場合を除き、起案者において直ちに浄書し、決裁文書と照合の上、発送等の手続をとらなければならない。
(文書の発信者)
第11条 文書は、特に定めがあるものを除くほか、校長名を用いるものとする。ただし、軽易な事項については当該学校名を用いることができる。
(文書の記号及び番号)
第12条 発送する文書には、別に定める記号及び文書発送簿による発送番号を付すものとする。ただし、軽易な文書については記号及び発送番号を省略することができる。
(公印と契印)
第13条 発送する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。
2 発送文書のうち特別の定めがあるもの及び特に必要のあるものは、原義と契印しなければならない。
(文書の発送)
第14条 文書を発送するときは、文書発送簿に、発送年月日、宛先及び件名を記載し、その処理経過を明らかにしなければならない。
(文書整理の原則)
第15条 文書は、常に整理し、必要なときは直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理保管)
第16条 完結文書は、別に定める文書分類基準表に基づき整理し、所定の場所に保管するものとする。
2 未完結文書は、担当者において保管し当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(保存期間)
第17条 完結文書の保存期間は、文書分類基準表による。ただし、文書分類基準表に定めのない場合は、校長が定めるものとする。
2 校長は、保存期間を決定するに当たっては、利用度及び重要度を考慮し、必要最小限の年数にするよう考慮しなければならない。
3 保存年限の起算日は、文書処理の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。
(保存文書の閲覧又は借覧)
第18条 保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、校長にその旨を申し出て承認を得るものとする。
(保存文書の持ち出し)
第19条 保存文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。
(保存文書の廃棄)
第20条 保存文書が保存期間を経過したときは、文書係が文書廃棄書を作成し校長の決裁を経て廃棄処分する。ただし、特に必要があると認められるものについては保存期間を延長することができる。
2 廃棄文書のうち、内容が他に漏れては支障があると認められるものは、裁断又は焼却等適切な処置をとらなければならない。
(歴史資料の保存)
第21条 前条の規定により廃棄しようとする保存文書のうち歴史資料として重要であると認められるものについては、校長は適切な措置を講じなければならない。
(文書の公開及び個人情報の開示)
第22条 文書の公開及び個人情報の開示は、佐渡市情報公開条例(平成16年佐渡市条例第12号)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び佐渡市個人情報保護法施行条例(令和4年佐渡市条例第25号)の規定に基づいて行うものとする。
(その他)
第23条 この訓令に定めるもののほか、学校における文書事務に関し必要な事項は、教育委員会が別に定める。
附則
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。